【亿欧智库】连锁经营行业全面费用管理数字化白皮书

内部：企业费用率提升，需通过技术手段管理财务和费用

A股主板企业整体费用率自2016年以来呈现上升趋势，由20.6%攀升至2020年的26.5%，企业面临费用率居高不下的困境，亟需通过技术手段提升财税管理能力来达到降低费用率的效果。当前影响会计从业人员的信息技术中，财务云仍高居支持率榜首，电子发票次之，同时电子档案较上年支持率提升最多，当前排名第四，这三项技术值得重点关注。

外部：企业需建立财税管理数字化能力应对监管要求

◆当前企业税收环境已经被数字化监管全面笼罩，随着金税四期的到来，监管层对业务监控延展到了“非税”业务，并且实现了与各部委、人民银行等机构的数据打通。企业的财务治理数字化若无法跟进逐渐严格的监管要求，未来可能无法满足基本经营的合规性。

◆从关键技术角度来看，电子发票和电子档案政策推动力度加大，电子发票已经处于全国全面铺开的落地阶段，电子档案的建设也受到政策大力支持，规划要求市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力，企业需要加快推进发票与档案电子化进程满足政策要求与监管趋势。

费用管理数字化是企业财务管理数字化中的重要诉求

费用管理是企业财务治理的重要模块，导致费用管理问题的主要原因在于企业当前数字化管理能力不足，而在应用费用管理系统时，要解决如财务审核周期长，处理报销慢、分支机构分散、费用难以统一标准化管理等棘手问题均需要通过数字化的手段来应对。

企业费用管控手段仍在不断进化

第一阶段的费控以报销流程为核心，仅承担了事后报销和审批工具的职能。第二阶段主要以商旅管理为核心，填补了事前控制的空白，同时也加强了报销流程的管理。

当前，费用管理已经进入到了“全面”阶段。围绕不同费用类型、流程机制覆盖全品类的费用;横向扩展覆盖办公采购、租赁物业、日常经营等全场景费用，在前端连接更多消费商，在后端接入会计核算及电子归档，实现全流程闭环管

新时代费用管理系统需要新的内涵

基于新环境的全面费用管理系统TEM(TotalExpenseManagement)应满足场景化、体验化、智能化、生态化、行业化、一体化六大要素。

1、场景化

一切费用发生的场景全部覆盖，如商旅报销、办公采购、业务招待、租金物业、门店经营、研发费用、营销会议等。

2、体验化

企业管控制度软性植入到企业消费场景之中，平衡企业管控与员工体验的对立关系。

3、智能化

通过AI技术重塑费用支出的预测、分析、审核、审批等场景，减少企业在低价值工作环节的消耗。

4、生态化

基于丰富的服务商生态，并充分支持链接企业自有合作伙伴，为企业建立便捷、高效的合作伙伴服务平台。

5、行业化

基于大量行业实践，围绕不同费用类型、费用场景、管控流程等场景，建立起适配企业所处行业要求的管理方案。

6、一体化

支持集团化管理，梳理并建立企业统—规范标准的费用管理体系，并与企业内部系统嵌入融合，构建—体化应用系统。

现状：连锁经营行业费用控制复杂且治理难度大

通过对二级市场零售/连锁零售企业近6年费用构成进行分析可以发现，销售费用是企业的主要费用支出，且存在逐年升高的趋势，在2020年销售费用占营收占比达到了11.3%。

门店作为销售费用的主要发生场景，相比于收入和成本，可控程度更高，可通过数字化的手段快速落地并见效。以新型连锁经营品牌名创优品和泡泡玛特为例，门店费用主要由人工费用、租金、折旧及摊销费用、水电杂费等构成，但不同企业门店费用类别占比有较大差异。

基于连锁经营品牌丰富的业态，多种类型的品牌经营模式，费用管理的需求侧重乃至重要指标均有所不同，这对费用管理系统提出了更全面的要求，服务商需要具备大量的实践基础、可配置模块才能更好的满足不同连锁经营行业企业的需要。

据汇联易不完全统计，围绕“人货场”三要素的经营指标多达上百个，实际经营过程中“处处都是漏洞”。财务人员报销审批流程复杂，人效难以提升。中间环节，信息传递效率低，供应商管理困难。而核心的门店费用管理涉及的费用类型最多，场景繁杂，易出错，审核、付款工作量巨大。

破局：通过全面费用管理体系，管理全流程、全场景

在搭建系统之前要先厘清费用类别，梳理费用场景，并针对性的提出管控方案。在门店场景费用大致可分为六类：员工差旅及日常运营费用场景、租金类费用场景、人员工资社保类费用场景、摊销类费用场景、营销类费用场景以及账扣类费用场景，每个场景均对应于不同的管控流程和管控方式。

基于亿欧智库的调研研究与汇联易的实践经验，我们认为想要解决这一系列复杂的费用管控问题需要一套现代化的、全面的作业体系。通过现代化的过程管控、方法论、产品服务来实现领导“看得见”、财务“管得好”、员工“用得上”。

过程管控：通过打通申请管理-合同管理-报销&报账-审批/审核-付款&入账全流程，拆解基于流程管控的应用场景，搭建全流程、全场景的费用管理过程管控。

方法论：在流程管控层面从申请到报销实现统一费用类型、标准，从业务审批到财务审核实现审批流程简洁高效，从付款计划到自动入账层面实现多层次支付，多维度核算。在合同管控层面按全局视角进行合同总数、总金额、执行台账、分析以及现金流预测等。在预算管控层面要明确预算编制是“一把手工程”，在预算执行管控时要责任落实、奖惩到位。

产品服务：汇基于SaaS最佳实践破解用户需求，持续推动客户更好的应用汇联易的产品服务。

与此同时，汇联易根据连锁经营行业特性，针对性提出行业化解决方案。在集团层面建立全品类、全流程、全场景的智能化费用管理平台，在区域管理层面实现费用全流程管理，数据报表可视化，在门店场景以系统指令代替人口相传，提升员工、财务双方满意度。

实践：基于大量优质客户经验的解决方案

汇联易基于行业优质客户的服务经验，沉淀了众多成功企业实践。

以某中式餐饮连锁经营集团客户为例，客户公司面临借款多难管理、核算复杂、员工报销难、财务审单难、对公付款多、发票量大等问题。汇联易采用分步推进的策略，一期先上线管理员工/门店日常费用报销的业务，二期上线对公付款、合同管控流程。

在第一期合作中，汇联易为客户公司搭建了移动报销/审批、财务智能审核、发票处理、备用金管理以及核算入账的能力。

在第二期合作中，将各类合同纳入费控平台管理，并管控合同的预付、付款，并形成合同执行台账。启用汇联易移动端添加供应商入口，并执行供应商新增审批流程，并实现了票预付款，到票核销、到票付款、分期付款、按供应商账期付款、按合同条款管控付款等对公付款管控模块。

通过本次服务，在业务员工层面：简化了报销流程极大的提升了员工体验。在财务人员层面：提升了财务合规及审核、入账效率。在公司管理层面：实现了员工报销、对公付款统一管理。并搭建了各维度报销数据、门店情况、供应商往来数据的分析能力。