联交所就无纸化上市及认购机制、网上展示文件及减少须展示文件类别作出《上市规则》修订（已于2021年生效）后，继续复核其他文件 规定，进一步简化行政程序及减少用纸。于这份 咨询文件中，联交所建议作出以下变动，以扩大无纸化上市机制。简化文件呈交流程目前，新申请人及上市发行人须向联交所提交大量文件。然而，有些须呈交的文件对联交所的监管目标并非必要，毋须提交，或可简化或编入《上市规则》，又或与其他文件呈交或披露规定合并。
因此，联交所建议通过以下措施减少须呈交的文件数量：(i)移除内容仅为重申《上市规则》或指引材料所列的各方责任、与其他须呈交的文件或披露要求重叠，或变得不必要的须呈交的文件；
(ii) 将各项承诺、上市协议及其他独立确认或声明中包含的责任编纳成规，正式列作《上市规则》规定，并移除因此而变得重复的文件；以及将发行人必须就其行动获得所需授权及同意的责任编纳成规，不再要求发行人提交相关授权文件；及(iii) 将若干要求整合，并入现有的表格中。
对于必须经签名或验证的须呈交的文件，如果有关签名或验证仅作为：(a) 证明保荐人认可文件内容；或 (b) 证明提交的文件是其原件的真实副本，联交所 认为并非必要，建议删除相关的签名及验证要求 。 此外，联交所建议除非《上市规则》另有指明或联交所要求，否则强制规定目前所有须提交印刷本的文件全部改为仅以电子方式提交。
联交所将特别为此另设新的网上平台，作为双向沟通的指定渠道。联交所亦正在与公司注册处一同研究将招股章程的批准及登记程序数字化的可行性。 建议中的文件规定载于咨询文件的附表二。 以电子方式发布公司通讯考虑到互联网在香港及大多数联交所上市股份的投资者所在的其他市场均十分普及，就取代寄发实体通讯而言，通过互联网发送公司通讯现已是可行及广为接受的方法。
因此，联交所建议 (a) 规定上市发行人须在适用法律及法规以及其组织章程文件容许的范围内，通过电子方式向证券持有人发布公司通讯；及 (b) 允许上市发行人可就通过电子方式发布公司通讯自行选择其采用的同意机制（前提是其适用法律及法规以及其组织章程文件允许使用该机制）。
